Consejos para mantener un espacio de trabajo limpio y ordenado

Consejos para mantener un espacio de trabajo limpio y ordenado

El mundo interior y exterior de una persona se retroalimentan entre sí. Muchos estudios confirman que un espacio desordenado puede llevar a una mente desordenada y provocar una sensación de caos que nos conduce al estrés. Por el contrario, un entorno ordenado, nos transmite armonía y es capaz de mejorar nuestra eficiencia.

Consejos para mantener un espacio de trabajo limpio y ordenado
Consejos para mantener un espacio de trabajo limpio y ordenado

De esta manera, el orden y la limpieza juegan un papel fundamental en el entorno laboral de una persona. No cabe ninguna duda que un empleado estará más dispuesto a hacer bien su trabajo en un ambiente placentero. Además, la organización del escritorio, papeles y herramientas de trabajo, optimizará el tiempo dedicado a cada tarea, mejorando el rendimiento. En las empresas o espacios de coworking, la cooperación de los trabajadores, es un elemento fundamental para poder mantener una buena convivencia.

Para lograr este objetivo, los japoneses inventaron una técnica denominada “Método de las 5S´s”, que consta de 5 pasos relacionados con el aspecto del puesto de trabajo, el orden en las herramientas, el ambiente de trabajo, y la seguridad.

Mediante las siguientes 5 fases se busca mejorar el rendimiento del empleado: Seiri (eliminar), Seiton (ordenar), Seiso (Limpiar), Seiketsu (Estandarizar) y Shitsuke (disciplina).

1.Seiri- Eliminar

Esta primera fase implica clasificar y eliminar del puesto de trabajo los elementos innecesarios para poder realizar la tarea asignada. Por lo que hay que separar lo necesario de lo prescindible. Para cada herramienta, uno debe preguntarse por la utilidad presente y futura.

Dentro de los beneficios inmediatos que podemos obtener de esta fase, se encuentran: el aumento de espacio de trabajo, la organización de los recursos, y minimización de tiempos de procesos, y el aumento en la seguridad laboral.

2. Seiton- Ordenar

Consiste en establecer un orden u organización de los recursos necesarios para realizar la labor. El objetivo de esta fase es disminuir el tiempo dedicado a encontrar las herramientas o materiales.

Llevado a la práctica, se debe especificar y documentar donde se usa y almacena cada elemento. Se trata de encontrar una localización óptima en función de dónde se utiliza, la frecuencia, y la dificultad de su manipulación y mantenimiento.

Dentro de los beneficios de este paso, se encuentra una mayor accesibilidad a los elementos necesarios, mejora en la seguridad de la empresa, y un aumento de la productividad del empleado.

Consejos para mantener un espacio de trabajo limpio y ordenado

3. Seiso- Limpiar

Esta fase implica la limpieza e inspección del entorno en busca de defectos. La aplicación de este paso, implica incorporar la limpieza como una tarea más a realizar, e incluso presentarla como algo imprescindible para mantener un entorno ordenado y placentero, y el trabajo libre de fallas o defectos. De esta manera, se logra reducir el número de errores producidos.

4.  Seiketsu- Estandarizar

La cuarta fase consiste en estandarizar lo conseguido en las fases anteriores para prolongar los beneficios en el tiempo. Se busca estandarizar determinadas acciones o procesos mejoradas en los pasos anteriores. La mejor manera es elaborar una serie de instrucciones técnicas a modo de esquema que permitan una consulta y metodología para realizar una determinada tarea.

Para lograr que dicha estandarización sea llevada a cabo con éxito, es importante tener en cuenta que las tareas derivadas de las 5S, deben ser asignadas de manera concreta a cada empleado.

5. Shitsuke- Disciplina

El objetivo de esta última fase es automatizar las acciones derivadas de las fases anteriores, y seguir aplicando el método como parte de nuestra rutina diaria.

Algunos consejos para mantener ordenado tu espacio de trabajo

1Elegir el mejor lugar para instalar tu espacio de trabajo: en caso de poder elegir dónde trabajar, es recomendable que escojas un lugar cómodo, luminoso y tranquilo.

2Utilizá elementos de clasificación: Nunca pueden faltar las carpetas, bandejas, y demás elementos para mantener tus papeles y documentos ordenados. Además, fijate de tener en tu escritorio únicamente aquellas herramientas que necesitás, y dejar las demás guardadas en los cajones de la mesa o sobre las estanterías.

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3Usá un portalápices para los útiles de escritorio:  Guardá las lapiceras, tijeras, y demás elementos, en un portalápices.  El mismo no ocupa casi nada de espacio y te permite tener todas las herramientas necesarias al alcance.

4 Tirá lo que no necesites: Es recomendable tener un tacho de basuras cerca del escritorio para tirar aquellos papeles y materiales que ya no sirven. De esta manera, evitarás acumular basura y papeles en tu escritorio.

5Cuidado con los cables: Un espacio de trabajo está lleno de cables de los monitores, teléfonos, impresoras, y demás aparatos. Por ese motivo es crucial tener cuidado y mantener los cables limpios y ordenados, y conectados a una alargadera con base de protección sobretensión, para evitar una sobrecarga.

6Dale un toque de personalidad a tu espacio: Un espacio ordenado y limpio, no implica que debe ser aburrido. Podés decorar con fotos u objetos y dejar tu huella personal.  Sin embargo, no es recomendable que la decoración sea muy recargada, sino ser sencilla y funcional.

7Mejor un pequeño bloc de notas que un montón de post-it: Para recordar los mensajes recibidos, las llamadas que tenemos que hacer, la hora de una reunión o demás cosas, es mejor dejarlo por escrito en un pequeño cuaderno o bloc de notas, que en un montón de post-its que desordenan nuestro espacio y se pueden extraviar.

8Revisá y ordená tu espacio antes de retirarte: Al terminar la jornada laboral, revisá tu espacio y dejalo ordenado para el día siguiente.

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